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Vergessen Sie Ihre Stakeholder nicht!

Bei unterschiedlichen Vorhaben, ob es nun Veränderungsprojekte oder klassische Projekte sind, richtet sich der Blick oft zu sehr auf die zu erfüllenden Aufgaben und die zu erreichenden Ziele. Wir haben gelernt, dass gut definierte Ziele solche sind, die unter unserer kontrolle sind. Doch das Umfeld entscheidet ganz zentral mit, ob das Unterfangen ein Erfolg wird oder nicht. Die Stakeholder frühzeitig und geplant miteinzubeziehen ist meist der wichtigste Erfolgsfaktor.

Es ist schon möglich, das nicht so genau zu nehmen und wichtige Stakeholder zu vergessen, aber sie werden einem das nicht vergessen. Wie oft baut sich gegen Ende eines Projektes Wiederstand auf, mit dem niemand gerechnet hat. Oft ist kommt der Gegenwind aus einer Ecke, die „eigentlich“ zu vernachlässigen war.

Für den Erfolg Ihres Projektes, für den Ihres Veränderungsvorhabens brauchen Sie aktive Unterstützung in der Orhanisation, nicht nur abwartende Zaungäste. Sie können viel dafür tun, den Erfolg zu sichern, indem Sie Ihr Umfald aktiv miteinbeziehen. Damit müssen Sie gleich zu Beginn anfangen. Denn: Wenn Sie Ihren Feind gut genug kennen, kann er zum Freund werden.

Sechs Schritte zur Integration Ihrer Stakeholder

Die folgenden sechs Schritte geben Ihnen eine Richtschnur, die Ihnen dabei hift, Ihr Umfeld aktiv zu integrieren und Ihrer Stakeholder zu persönlichem Engagement für Ihr Projekt zu führen.

Doch bevor es mit diesen Schritten losgeht, braucht es eine andere Sichtweise. Lenken Sie Ihren Blick weg von den Aufgaben, die erfüllt werden müssen und von den Aktivitäten, die geplant sind. Böse Menschen meinen, die Aufgabenerfüllung selbst macht ohnehin nur maximal 30% des Erfolges aus. Streiten wir nicht um die genaue Prouentzahl. Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit hin zu Personen, ihren Beziehungen und Interaktionen, Ihren Interessen und Ihren Einflussmöglichkeiten.  In dieser Disziplin gewinnen Sie, weil Sie andere gewinnen und auf Ihre Reise mitnehmen.

1. Stakeholder und ihre Interessen identifizieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wer aller von Ihrem Vorhaben direkt oder indirekt betroffen ist. Wer könnte auch nur irgendein Interesse an Ihrem Vorhaben haben? Was ist mit denjenigen, die (üblicherweise) hinter dem Vorhang stehen? Wenn Sie damit fertig sind, eine Liste aller möglichen Stakeholder zu erstallen, dann fragen Sie sich: Wer noch? Erweitern Sie Ihre Liste und überlegen Sie, was die Interessen Ihrer Stakeholder sein könnten.

2. Erwartungen und Einflüsse analysieren

Bei jeder Veränderung, bei jedem Projekt, gibt es Gewinner und Verlierer. Oder zumindest Menschen, die meinen zu einer der beiden Gruppen zu gehören. Sammeln Sie zu jedem einzelnen Stakeholder seine konkreten Erwartungen und Befürchtungen. Anschließend analysieren Sie auch, wer wieviel Einfluss auf den Errfolg Ihres Projektes hat. Daraus ergibt sich ein gutes Bild der Einflüsse, der möglichen Unterstützer und der wahrscheinlichen Gegner. Für alle weiteren Schritte haben Sie jetzt eine solide Basis gelegt.

3. Stategie und Kernbotschaften entwickeln

Ihre Stakeholder sind alle verschieden, das sollten Sie brücksichtigen, wenn Sie Ihre Strategie entwickeln: Wie erreicht man wen am Besten, um eine Verhaltensänderung zu erreichen? Welche Änderung kann ich von welchem Stakeholder erwarten und wo hätten Sie ihn gerne? Und wer in Ihrem Team ist die geeignete Kontaktperson für wen? Welche Kernbotschaften bereiten Sie für welche Zielgruppe vor?

4. Vorgehen und Medien planen

Jetzt erst können Sie einen sinnvollen Kommunikationsplan erstellen. Mit welchen Medien und Botschaften wollen Sie wen in welchem Rhythmus kontaktieren? Und wie steuern Sie die vielen Interaktionen und wie wollen Sie mit den Reaktionen umgehen? Je früher Sie Ideen, Vorschläge und Einwände gesammelt haben, desto besser können Sie Ihr Vorhaben steuern. Vielleicht sind ja manche Einwände bei genauerer Analyse wertvolle Anregungen.

5. Menschen kontaktieren und Beziehungen aufbauen

Nun geht es darum, aktiv zu werden. Der ganze Plan hilft nichts, wenn Sie nicht “persönlich” werden. Schriftliche Medien, wie e-Mails, gelten in diesem Zusammenhang wenig. Sie eigenen sich nur für  Informationszwecke, Engagement und Begeisterung werden Sie damit nicht erreichen. Dafür braucht es den persönlichen Kontekt zu Menschen. Das können auch Wokshops oder Fokusgruppen sein, für Ihre Keyplayer brauchen Sie den direkten persönlichen Kontakt.

6. Ergebnisse beobachten und auswerten

Vergessen Sie nicht, sorgfältig zu beobachten, ob Sie die gewünschten Ergebnisse auch erzielen. Welche Medien und Formate haben sich für welche Zielgruppen bewährt? Ihr Vorhaben ist dynamisch und schreitet voran, also wird sich auch Ihr Umfeld verändern. Manche Stakeholder werden wichtiger, andere verlieren an Bedeutung. Passen Sie Ihre Analyse, Ihre Strategie und Ihre Aktivitäten laufend den Veränderungen an.

Wenden Sie sich den Menschen und Beziehungen zu!

Für jeden dieser sechs Schritte gibt es eine Fülle guter bis sehr guter Methoden. Doch das wichtigste dabei ist, vergessen Sie für einen Augenblick ihre konkreten inhaltlichen Aufgaben. Widmen Sie sich intensiv dem Umfeld, den Menschen, Beziehungen, Interessen, Emotionen und Einflüssen zu. Und unternehmen Sie die einzelnen Schritte nicht alleine, die Zusammenarbeit eines vertrauten Teams hebt die Qualität ungemein.